Orientações Gerais

  1. Ad referendum
  2. Afastamento e trancamento de matrícula
  3. Avaliação externa
  4. Avaliação interna
  5. Comissão Coordenadora de Curso e Núcleo Docente Estruturante (NDE)
  6. Orientação acadêmica
  7. Papel do coordenador nas cerimônias de formatura
  8. Plano de gestão do curso
  9. Sapiens
  10. SEI/SISPARECER
  11. Atendimento Educacional Especializado na UFV
  12. Atendimento Psicossocial
  13. Uso do e-mail institucional
  14. Representações em comissões/câmaras/conselhos
  15. Formulários Acadêmicos

I. Ad referendum

O ad referendum é a decisão emitida individualmente pelo coordenador de curso, em situação emergencial, em que não há tempo hábil para responder em um processo até que ocorra a reunião da Comissão Coordenadora de Curso. É uma situação extremamente emergencial para processos que possuem prazos para tramitar.

O ad referendum pode ser utilizado em quaisquer processos, mas recomenda-se que o coordenador, haja vista que não terá reunião da comissão, peça a opinião dos demais membros para subsidiar sua decisão. Após a tramitação, que depende da natureza do processo, este voltará para que a comissão aprove o ad referendum e homologue a decisão de forma definitiva.

Deve-se ter cautela, pois todo e qualquer processo deve ser analisado e votado pela comissão coordenadora, respaldado pelas discussões do grupo, o que não impede que, em casos excepcionais, seja adotado. Em certos tipos de processos, como nos casos de reconsideração de desligamento, de mudança de programa analítico, dentre outros, recomenda-se que o ad referendum não seja utilizado.

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II. Afastamento e trancamento de matrícula

O Regime Didático prevê duas situações distintas em que o estudante pode suspender temporariamente as suas atividades na UFV: o afastamento e o trancamento.

  • Afastamento: são duas modalidades: o Afastamento e o Afastamento Especial. O Afastamento ocorre quando o estudante, diante de situações especiais devidamente comprovadas, pode requerer ao Registro Escolar seu afastamento das atividades acadêmicas, com a suspensão de sua matrícula a partir do período letivo subsequente. O prazo de duração será fixado pela Câmara de Ensino, considerando cada caso e as razões apresentadas, podendo ser de até 2 (dois) períodos letivos.

    O afastamento será concedido somente 1 (uma) vez e o período não será computado para efeito de integralização do tempo máximo de conclusão do curso.

    O Afastamento Especial poderá ser requerido, no Registro Escolar, pelo estudante que não efetuar sua solicitação de matrícula no SAPIENS, dentro do prazo regimental. Deverá ser requerido nos 30 (trinta) dias subsequentes ao primeiro dia do período letivo vigente e será válido para o período letivo em que foi concedido. Será concedido somente uma vez, ressalvada a situação em que o estudante tenha sido reprovado em exame complementar e a disciplina não seja oferecida naquele período letivo. O período não será computado para efeito de integralização do tempo máximo de conclusão do curso.

  • Trancamento: O Trancamento pode ocorrer no período letivo vigente de duas formas diferentes: a) quando o estudante, diante de situações especiais, pode requerer ao Registro Escolar a suspensão de sua matrícula, de acordo com os prazos fixados no Calendário Escolar. b) nas excepcionalidades, como solicitação fora do prazo/fora das normas previstas, trancamento de matrícula de calouros, incorporação ao serviço militar, dentre outras. Nestes casos, o estudante solicitará à Pró-Reitoria de Ensino, via processo, o trancamento de matrícula, que será válido por um período letivo e concedido apenas 1 (uma) vez para os cursos superiores de tecnologia e 2 (duas) vezes para os demais cursos superiores.

    Os períodos de trancamento de matrícula não serão computados para efeito de integralização do tempo máximo de conclusão do curso.

    Importante:

    1. Ao estudante contemplado com dilação de prazo não se concederá trancamento de matrícula, afastamento ou afastamento especial.

    2. Tanto no afastamento quanto no trancamento o estudante perde acesso a alguns benefícios da UFV, como: restaurantes universitários, serviço de saúde e bolsas.

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III. Avaliação externa

As avaliações externas são utilizadas pela Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior – Seres/MEC para subsidiar os atos autorizativos de cursos de graduação no país: autorização, reconhecimento e renovação de reconhecimento.

As avaliações externas que demandam diretamente ações do coordenador de curso são: o Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes (Enade) e as avaliações de curso in loco realizadas pelas comissões de especialistas do Inep/MEC.

O Enade avalia o rendimento dos concluintes dos cursos de graduação em relação aos conteúdos programáticos previstos nas suas respectivas diretrizes curriculares, o desenvolvimento de competências e habilidades necessárias ao aprofundamento da formação geral e profissional, e o nível de atualização dos estudantes com relação à realidade brasileira e mundial.

O Enade é aplicado pelo Inep em ciclos, ou seja, os estudantes concluintes de determinado curso fazem a prova e preenchem um questionário a cada três anos. O Inep publica, anualmente, portaria informando os cursos habilitados naquele ano, além de Edital e notas técnicas que normatizam e orientam a execução de todo o processo, desde as inscrições dos estudantes, a aplicação da prova até o lançamento da regularidade do estudante junto ao sistema do Inep.

A inscrição no Sistema Enade é obrigatória para estudantes ingressantes e concluintes habilitados de cursos de bacharelado, licenciaturas e superiores de tecnologia. Porém, somente os concluintes realizam a prova. A situação de regularidade do estudante é registrada no histórico escolar pelo Registro Escolar.

O estudante que não preencher o questionário e não realizar a prova do Enade sem justificativa, fica impedido de colar grau.

As ações de responsabilidade da Coordenação de Curso, distribuídas ao longo do ano, conforme cronograma definido pelo Inep, no Edital do Enade, são:

  • Acompanhar a publicação das normas do ENADE (Portarias, Editais, Notas Técnicas, disponíveis neste endereço);

  • Tomar conhecimento da Portaria que estabelece o regulamento do Enade e das Portarias que dispõem sobre os componentes curriculares, geral e específico da prova. Divulgar para os docentes e discentes do curso;

  • Orientar os docentes a confrontar os componentes curriculares do Enade e o estabelecido no currículo do curso;

  • Orientar os docentes a trabalhar as provas de anos anteriores com os estudantes em suas disciplinas (clique aqui para acessar provas de anos anteriores);

  • Tomar conhecimento do Edital que dispõe sobre as diretrizes, os procedimentos e os prazos do Enade;

  • Inscrever os Estudantes Ingressantes e Concluintes habilitados (clique aqui para acessar o site de inscrição);

  • Realizar reuniões com os estudantes, com lista de presença e informar sobre: a importância e a obrigatoriedade do Enade; a realização de cadastro e atendimento especial, se for o caso; o preenchimento do Questionário do Estudante;

  • Acompanhar o cadastro do estudante e enviar correspondência, principalmente para os ausentes da reunião para que se cadastrem no prazo e preencham o Questionário;

  • Realizar reunião na semana anterior à prova com objetivo de orientar e motivar os estudantes para a sua realização;

  • Preencher o Questionário do Coordenador de Curso;

  • Regularizar a situação de estudantes por meio de: Declaração de responsabilidade da IES; Solicitação de Dispensa de Prova por iniciativa da IES;

  • Analisar e deliberar acerca das solicitações de dispensa registradas pelos Estudantes;

  • Interpor recurso diante das solicitações de dispensa por iniciativa da IES, indeferidas pelo Inep;

  • Divulgar e avaliar os resultados do Enade, publicados pelo Inep (clique aqui para acessar) que devem ser utilizados para subsidiar a avaliação do curso.

Os resultados do Enade, aliados às respostas do Questionário do Estudante, são insumos para o cálculo dos Indicadores de Qualidade da Educação Superior: Índice Geral de Cursos – IGC e Conceito Preliminar de Curso – CPC.

Os conceitos variam de 1 a 5, sendo que quando o curso obtém CPC menor que 3 por duas vezes consecutivas, automaticamente o curso passa por processo de avaliação in loco.

Os cursos com CPC maior que 3, geralmente têm a renovação de reconhecimento automática. No entanto, o MEC esporadicamente, instala, de ofício, processo de avaliação in loco em determinados cursos.

Outra condição que resulta na avaliação in loco é a de cursos que não participam do Enade, ou seja, aqueles que não têm diretriz curricular específica; ou possuem número reduzido de estudantes ou de cursos no país. Atualmente, na UFV são: Educação Infantil, Dança, Ciências e Tecnologia de Laticínios, Ciências e Tecnologia de Alimentos, Agronegócio, Cooperativismo e Bioquímica.

As avaliações in loco caracterizam-se pela visita de comissões de avaliadores designadas pelo Inep aos cursos de graduação e se destinam a verificar as condições de ensino, em especial aquelas relativas ao perfil do corpo docente, às instalações físicas e a organização didático-pedagógica. As avaliações são orientadas por Instrumentos de Avaliação de Cursos de Graduação (IACG) e por Formulários preenchidos no sistema e-MEC.

A UFV, ao ser informada pelo MEC sobre a abertura de processo de avaliação in loco para algum curso, seja para reconhecimento ou renovação de reconhecimento, adota os seguintes procedimentos:

  1. O Setor de avaliação da PRE realiza reunião para informar e orientar sobre o processo de avaliação com: comissão coordenadora de curso, diretor do centro de ciências ou diretor de ensino, chefes de departamentos ou de institutos, responsáveis por maior parte da infraestrutura e recursos humanos envolvidos no curso;

  2. O Setor de avaliação da PRE orienta a Comissão Coordenadora do curso a preencher o primeiro Formulário de Avaliação, com dados do PPC atualizado. A PRE verifica as informações e lança no sistema e-MEC;

  3. O Setor de avaliação da PRE acompanha a movimentação da análise do processo na SERES/MEC, pelo sistema e-MEC. Nessa fase pode ocorrer a abertura de diligência para esclarecimento de alguma questão, a qual a instituição/curso deve responder. Não havendo diligência, a fase seguinte é a disponibilização pelo INEP/MEC do segundo Formulário.

  4. O Setor de avaliação da PRE orienta a Comissão Coordenadora do curso no preenchimento do segundo Formulário de Avaliação. Verifica as informações, lança no sistema e-MEC e continua acompanhando o processo neste sistema para aguardar o agendamento com o cronograma proposto para a visita in loco. Neste Formulário, que contém informações que subsidiam a visita in loco, é detalhada toda a organização didático-pedagógica, o corpo docente e a infraestrutura do curso.

  5. O Setor de Avaliação da PRE realiza reuniões de preparação da visita dos avaliadores do MEC (presencial ou virtual), visando garantir as condições necessárias para a realização dos trabalhos e o bom desempenho do curso. Estabelece contato entre o coordenador do curso e o ponto focal da Comissão avaliadora para consolidar a agenda.

  6. A coordenação do curso (com apoio da PRE/Diretoria de Ensino/Centro/Departamentos e Institutos) providenciará:

    • Condições de deslocamento interno e externo dos avaliadores; espaço físico e equipamentos para o trabalho dos avaliadores e reuniões;

    • A participação dos técnicos, docentes e discentes envolvidos no curso (destaque para pessoal de biblioteca, laboratório e inclusão);

    • A preparação e disponibilização de toda a documentação, institucional e do curso (física e digital) solicitada pela agenda: PDI/PPI/PPC/Atas da Coordenação (NDE)/ Normas do curso/Pastas de professores.

O coordenador fica à disposição dos avaliadores em tempo integral durante a visita.

IMPORTANTE:

  • Fazer atas de todas as reuniões da Comissão Coordenadora;

  • Manter a página virtual do curso atualizada.

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IV. Avaliação interna

Existem dois tipos de avaliação interna na UFV que devem ser observados pela Comissão Coordenadora: a Avaliação de Cursos e a Avaliação de Disciplinas.

  • Avaliação de cursos: A Resolução Nº 12/2019 determina que as Comissões Coordenadoras realizem a avaliação dos cursos de graduação, a cada dois anos, com base em informações estruturadas em relatório próprio. Esse trabalho inicia a partir de um Formulário, que contém um conjunto de dados, disponibilizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Cursos, do Conselho Técnico de Graduação. Orienta-se que a Comissão Coordenadora promova a discussão desses dados no Colegiado do Departamento e com os docentes e discentes. A avaliação das informações, complementadas pelas reuniões, com aprovação de parecer e proposição de ações que busquem a solução de problemas identificados, compõem um Relatório com resultados que deve ser apresentado às instâncias superiores, tramitando via Processo Eletrônico – SEI. Esta avaliação é de extrema importância para a tomada de decisões, revisão de algumas ações e até mesmo para análise da configuração do curso.

  • Avaliação de disciplina: A Resolução Nº 11/2019 normatiza a avaliação de disciplina que é realizada semestralmente, por meio de um formulário enviado aos estudantes e professores. Compete a cada Comissão Coordenadora de curso avaliar os resultados relativos às disciplinas cursadas pelos estudantes e encaminhar o relatório com parecer e ações para análise da Câmara de Ensino correspondente.

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V. Comissão Coordenadora de Curso e Núcleo Docente Estruturante (NDE)

A Comissão Coordenadora, cujas atribuições estão dispostas na Resolução CEPE Nº 09/2015, exercerá também a função do Núcleo Docente Estruturante (NDE), sendo responsável pela elaboração, implementação, atualização, consolidação e avaliação do Projeto Pedagógico do Curso e tem função consultiva, propositiva, avaliativa e de assessoramento sobre matéria de natureza acadêmica.

IMPORTANTE:

  • Fazer atas de todas as reuniões da Comissão Coordenadora;

  • Utilizar o e-mail institucional da coordenação do curso;

  • Manter a página virtual do curso atualizada.

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VI. Orientação acadêmica

A orientação acadêmica faz parte da gestão do curso e está prevista na Resolução CEPE Nº 09/2015, sendo uma atividade de extrema importância para que a vida dos estudantes seja melhor acompanhada, orientada e planejada, com vistas ao alcance de melhores resultados. Por isso, o orientador acadêmico deve conhecer amplamente o Projeto Pedagógico do Curso – PPC e o Regime Didático, bem como sua Matriz Curricular e as implicações das tomadas de decisões pelo estudante durante seu percurso de estudos.

O coordenador deverá cadastrar os orientadores no Sapiens na aba relatórios/orientadores e indicar ao Diretor do Centro de Ciências no campus Viçosa ou ao Diretor de Ensino nos campi Florestal e Rio Paranaíba, os nomes dos orientadores acadêmicos, aos quais compete: exercer o acompanhamento acadêmico dos seus orientados; zelar para que sejam cumpridas as determinações e recomendações constantes no PPC; elaborar, em conjunto com o seu orientado, o Plano de Estudo a ser cumprido; pronunciar-se, quando solicitado, em assuntos relativos às atividades acadêmicas do seu orientado.

Cabe ao orientador acadêmico tomar conhecimento da situação do estudante, acompanhando sua saúde física e mental, seu desempenho acadêmico e, definir com este, as melhores estratégias para efetivação de seu Plano de Estudos. É sua responsabilidade, junto ao estudante, elaborar e verificar todas as possibilidades de disciplinas que deve ou não cursar por período, levantando as consequências de cada decisão tomada.

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VII. Papel do coordenador nas cerimônias de formatura

O coordenador de curso deve participar de TODAS as cerimônias oficiais da formatura e será consultado sobre a confirmação de sua presença ou indicação de seu substituto, caso haja algum impedimento de presença. É extremamente importante que o coordenador responda ao e-mail imediatamente ao seu recebimento, pois evita constrangimentos e garante que o Cerimonial fará a chamada devida do seu nome no momento da entrega dos diplomas aos formandos.

Na cerimônia de Colação de Grau, o coordenador entra junto às demais autoridades presentes e compõe a mesa, devendo permanecer até o final, para entrega dos diplomas aos estudantes de seu curso.

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VIII. Plano de gestão do curso

A comissão coordenadora é responsável por elaborar o Plano de Gestão de Curso (PGC), que acompanha o Plano de Gestão Institucional. No PGC são elaborados os objetivos, as metas a curto, médio e longo prazos, e as ações a serem adotadas, para um período de 4 anos, com os respectivos responsáveis por buscar o seu cumprimento.

Ao assumir a coordenação, o coordenador deve conhecer o PGC para verificar seu andamento, cumprimento ou não de seus objetivos, metas e ações, além de atentar-se ao período de atualização do plano.

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IX. Sapiens

O Sapiens é o sistema de apoio ao ensino da UFV. Neste se encontram dados pessoais, disciplinas em curso, análise curricular, histórico escolar, relatórios e processos abertos pelo estudante ou relacionados a ele.

O Sapiens apresenta ainda, para acompanhamento e ações do coordenador de curso: demandas de disciplinas por semestre, mudança de catálogo, relatórios de possíveis formandos, dados do ENADE, pendências em disciplinas matriculadas e/ou documentos, relação dos estudantes que devem procurar o orientador acadêmico, reprovações, dentre outros. O Sapiens apresenta ainda estatística do curso de evasão por períodos determinados.

No Sapiens também são disponibilizados documentos eletrônicos ao estudante, com códigos de autenticação.

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X. SEI/SISPARECER

Cada vez que o estudante abrir um processo acadêmico, ele poderá acompanhar o seu andamento via SEI. O estudante deve pesquisar pelo número do processo ou pelo seu nome. Ao entrar no sistema, ele preencherá os dados e será encaminhado para o processo que está consultando. Este procedimento pode ser realizado partindo do Sapiens ou acessando diretamente a página do SEI no campo Consulta Pública.

Para os coordenadores, além do SEI, existe o SISPARECER. Este sistema foi criado pela UFV para o lançamento da resposta dos processos que finalizam na coordenação, para os estudantes. O SEI não permite esta função, então é muito importante o lançamento da decisão do processo no SISPARECER, pois é a partir deste lançamento que o estudante será informado do resultado e, também, passará a contar o prazo de 10 dias para que o estudante possa entrar com recurso, caso o processo seja indeferido.

O trâmite de cada processo acadêmico está descrito no MIPA – Manual de Instrução de Processos Acadêmicos e se encontra dentro do SEI.

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XI. Atendimento Educacional Especializado na UFV

A UFV oferece, por meio da Unidade Interdisciplinar de Políticas Inclusivas – UPI (Viçosa), do Núcleo de Apoio à Inclusão – NAI (Florestal) e da Subcomissão Permanente de Acessibilidade e Inclusão – SAI (Rio Paranaíba), o atendimento educacional especializado (AEE) aos/às estudantes da UFV que apresentem necessidades educacionais específicas (NEEs) em razão de deficiências e transtorno do espectro autista. Ainda oferece, em caráter extraordinário, apoio e atendimento aos/às estudantes da UFV que apresentem outros transtornos, como TDAH, transtorno específico da aprendizagem ou outros que sejam decorrentes de condição médica geral e que tenham consequências significativas para o processo de ensino-aprendizagem.

Todo início de semestre, ao término do acerto de matrículas, os coordenadores são informados sobre os estudantes que receberão o AEE, bem como sobre suas NEEs. Caso o coordenador de curso ou o orientador acadêmico identifique a necessidade de determinado estudante que ainda não é atendido pelos setores, deverá contatá-lo para verificar se este quer ser encaminhado para o atendimento, orientando-o sobre os procedimentos descritos na página dos setores correspondentes em cada campus.

Campus Viçosa – site: https://upi.ufv.br/, email: upi@ufv.br, Telefone: (31) 98733-9786

Campus Rio Paranaíba – email: diretoriadeensino@ufv.br

Campus Florestal – email: naiflorestalufv@ufv.br

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XII. Atendimento Psicossocial

A Divisão Psicossocial (DVP) atua na promoção do bem-estar, qualidade de vida e saúde mental de toda a comunidade universitária. Para isso, conta com profissionais de psicologia, psiquiatria e serviço social em atendimentos individuais ou em grupo, bem como no desenvolvimento de ações institucionais de promoção da saúde mental.

Caso o coordenador de curso ou o orientador acadêmico identifique a necessidade de determinado estudante ter atendimento desta divisão, deverá contatá-lo para verificar se este quer ser encaminhado para o atendimento, orientando-o sobre os procedimentos descritos na página dos setores correspondentes em cada campus (Em Viçosa pelo site, em Florestal pelo telefone (31) 3602-1234 ou pelo email psicologia.florestal@ufv.br e em Rio Paranaíba pelo site).

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XIII. Uso do e-mail institucional

Todos os servidores (docentes e técnicos administrativos) e os discentes terão acesso a um e-mail institucional, criado pela Diretoria de Tecnologia da Informação e será o meio oficial de comunicação no âmbito das atividades acadêmicas. Portanto, todas as comunicações da coordenação de curso, inclusive com os estudantes, deverá ser realizada pelo e-mail institucional da própria coordenação e não da pessoa do/a coordenador/a.

Problemas técnicos relacionados ao e-mail institucional deverão ser resolvidos com a DTI pelo email dti@ufv.br ou no site.

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XIV. Representações em comissões/câmaras/conselhos

Os coordenadores de cursos participam de algumas comissões, câmaras e conselhos representando o curso que coordenam. No âmbito dos centros/institutos de ciências participam das câmaras de ensino; na Pró Reitoria de Ensino participam do Conselho Técnico de Graduação (CTG). O CTG, atualmente, se divide em Câmara de Acompanhamento Acadêmico (CAA) e Câmara de Acompanhamento Pedagógico (CAP), nas quais participam alguns coordenadores representando todos os demais. Quando há reunião do pleno do CTG, todos os coordenadores são convocados para participar e, no seu impedimento, deverá ser representado por um outro membro da comissão coordenadora.

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XV. Formulários Acadêmicos

Os diversos formulários acadêmicos que são utilizados para a gestão acadêmica e pedagógica do curso podem ser acessados clicando aqui.

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